После выполнения заказчиком своих финансовых обязательств по контракту поставщик предоставляет оговоренный перечень грузосопроводительных документов: сертификатов, транспортных и финансовых документов. Иногда заказчики просят еще всевозможные дополнительные документы, которые в основном нужны для выполнения каких-то формальных требований таможни.
Обычно поставляемых зарубежным производителем документов вполне достаточно для проведения таможенной очистки. Однако в каждой стране СНГ есть своя специфика, поэтому часто приходится согласовывать и выпускать более широкий список документов для успешной таможенной очистки.
Заказчика не должно «пугать» такое обилие нужных документов и требований к их оформлению, поскольку редко кто делает таможенное оформление самостоятельно. Как правило, заказчики перепоручают всю эту рутинную работу таможенному брокеру, а их участие сводится к координации его работы и согласованию пожеланий брокера к оформлению ряда документов с производителем.
Заказчик должен проработать требования контролирующих властей совместно с опытным брокером и сформировать инструкцию поставщику по нужному списку документов и особенностям их оформления.
Например, для поставки арахиса из Китая перечень грузосопроводительных документов следующий:
- Коммерческий инвойс – 3 оригинала, 2 копии;
- Упаковочный лист – 3 оригинала, 2 копии;
- Коносамент (Bill of Lading) – 3 оригинала, 3 копии;
- Сертификат качества – 1 оригинал, 2 копии;
- Сертификат происхождения – 1 оригинал, 2 копии;
- Фитосанитарный сертификат – 1 оригинал, 1 копия;
- Ветеринарный сертификат – 1 оригинал, 2 копии.
Возможно, что список выше будет расширен следующими документами:
- Страховой сертификат, подтверждающий страхование груза от всех рисков, которые предусмотрены страховой компанией – 1 оригинал (предоставляется, если поставка на условиях CIF).
- Экспортная декларация (на китайском или другом национальном языке производителя) – 2 копии,
- заверенный ПРОДАВЦОМ перевод с национального (например, китайского) на английский язык экспортной декларации.